Prasmingi susitikimai galimi, pageidautini ir turėtų būti kiekvieno vadovo tikslas. Daugelis žmonių sako, kad prasmingi susitikimai yra oksimoronas, ir jie turi prasmę. Tyrimai nuosekliai rodo, kad dauguma susitikimų praleidžia laiką ir kainuoja nemažas sumas. Kai kurie tyrimai rodo, kad daugiau nei 75 % susitikimų praleidžia laiką. Įmonės instruktavimo ir mokymo konsultacinė įmonė „Get a Klu“ nustatė, kad profesionalai per mėnesį praranda 31 valandą dėl neproduktyvių susitikimų. Be to, jie rodo, kad iš vienuolikos milijonų JAV kasdien vykstančių susitikimų pusė yra švaistomi susitikimai.
Iššvaistančių susitikimų mažinimas padidina asmeninį efektyvumą ir moralę bei pagerina visos įmonės našumą. Manau, kad mažiausiai pusė iš šimtų susirinkimų, kuriuose dalyvavau darbe, bažnyčioje ir kitur, buvo nereikalingi. Galėjome pasiekti geresnių rezultatų be susitikimo, netrukdydami santykiams.
Turime stengtis surengti prasmingus susitikimus ir sustabdyti beprasmių susitikimų epidemiją. Visada klyskite nerengdami susirinkimo. Vis dėlto, kaip parodysiu žemiau, kartais mums reikia susitikti. Tuo tarpu čia yra šeši elementai, reikalingi prasmingiems susitikimams surengti. Nors jie nėra išsamūs, jų laikantis teigiamų rezultatų tikimybė žymiai pagerės.
Prasmingų susitikimų ingredientai
Šie keli pagrindai sudarys pagrindą, kad dalyviai galėtų efektyviai dalyvauti susitikime ir po jo, ir padės padidinti grupės produktyvumą:
Konferencija
Tikslas
Dienotvarkė
Tiksliniai pakviesti asmenys
Pradžios ir pabaigos laikai ir susitikimų etiketas
Oro skrydžiu kontrolierius
Konferencija
Susirinkusieji yra atsakingi už tai, kad susitikimai būtų prasmingi, kad būtų maloniai ir užjaučiantys pasiekti konkrečių rezultatų. Sušaukėjai arba jų įgalioti asmenys organizuoja susitikimus su atitinkamais asmenimis, įskaitant tikslo, darbotvarkės ir laukiamų rezultatų parengimą. Jie užtikrina, kad tinkami žmonės užfiksuotų svarbiausius momentus ir imtųsi reikiamų veiksmų, tačiau patys šios veiklos neatlieka – jie tik užtikrina, kad tai atliktų kiti.
Pokalbio dalyviui reikia, kad kas nors padėtų jai peržiūrėti procesą susitikimo metu. Nesirūpinant procesu, dominuos keli žmonės, o diskusijos nukryps nuo temos. Labai svarbu, kad žmonės suprastų, kad procesas lemia rezultatą.
Tikslas
Ne visi susitikimai turi tą patį tikslą. Tačiau kiekvienas prasmingas susitikimas turi turėti tikslą. Yra mažiausiai trys susitikimų kategorijos: dalijimasis informacija, atskaitomybė ir (arba) ataskaitų teikimas ir problemų sprendimas. Kodėl kas nors turėtų sušaukti susirinkimą be aiškaus tikslo? Dažnai susitikimas yra idealus būdas kai kuriems žmonėms atidėti sunkų sprendimą. Vėlgi, sušaukėjas ir galbūt keletas kitų žmonių žino tikslą, bet neaiškina jo kitiems iš anksto, nes taip viskas vyksta, kai įmonė ir silpna komunikacija yra norma.
Kartais žmonės sušaukia susirinkimus iš įpročio. Jie rengia savaitinius ir kitus susitikimus, nes tai vyksta jau daugelį metų. Ir niekas neklausia, kodėl. Prisimenu, kad buvau pakviestas būti vyresniuoju į bažnyčią. Klebonas pasakė, kad jie turi savaitinį vyresniųjų susirinkimą, o aš paklausiau kodėl. Mano atsakymas jį šokiravo. Kodėl aš nežinočiau? Vis dėlto aš pasakiau, kodėl mums reikia susitikti kas savaitę? Atsakymas: tai mes visada darėme. Aš atsisakiau kvietimo.
Prasmingi susitikimai Japonijoje
Tarp verslo susitikimų ten ir Vakaruose mačiau du skirtumus. Pirma, dauguma tų susitikimų buvo prasmingi, bet ilgi, kitaip nei čia, kur susitikimai beprasmiai ir ilgi.
Antra, dažnai Azijoje jie jums pasako tikslą prieš problemų sprendimo susitikimus. Tada jie kviečia žmones, kurie planuoja pristatyti susitikimą. Čia, Vakaruose, daugelis žmonių ateina į susitikimus nepasiruošę, bet pasiruošę išsakyti savo nuomonę.
Trečia, grupė atkreipė dėmesį, kai kiekvienas žmogus kalbėjo, greičiausiai dėl pagarbos vyresniesiems ir hierarchijos. Dalyviai klausėsi vieni kitų ir rėmėsi vieni kitų indėliu. Vakaruose, kai kalba vienas žmogus, kiti neklauso, o planuoja jo ir jos pareiškimą, kuris gali būti nesusijęs su tuo, kas ką tik buvo pasakyta.
Vakaruose susitikimo tikslą kartais žinai tik jam prasidėjus. Daug kartų kvietime neminimas susitikimo pobūdis. Tada vėl susitikime konkuruojame dėl eterio laiko. Žmonės atvirai neklauso kito žmogaus požiūrio. Vietoj to, mes pertraukiame vienas kitą sakinio viduryje, kad pridėtume savo nuomonę, net jei tai nėra pagrįsta kalbėtojo mintimi.
Japonijoje iš pat pradžių apibrėžėme ir susitarėme dėl susitikimo tikslo. Tada mes sutelkiame dėmesį į problemos sprendimą. Kiekvienas žmogus dėl eterio laiko nekonkuravo. Tačiau man pasirodė, kad ši sistema yra silpna dalijimosi informacija ir atskaitomybės susitikimuose. Pavyzdžiui, buvau dviejų Japonijos valstybinių įmonių valdyboje ir mane nustebino akcininkams teikiamų duomenų trūkumas bei akcininkų susirinkimų trumpumas.
