Terminas konferencija gali būti naudojamas apibūdinti bet kokį žmonių susitikimą, skirtą „pasitarti“ tam tikra tema. Toli nuo stereotipinės „metų pabaigos įmonės konferencijos“, kuri yra tik dingstis visai kompanijai trauktis į prabangų viešbutį ir surengti savaitgalio vakarėlį, sėkmingos ir efektyvios konferencijos planavimas ir vykdymas užima daug laiko, disciplina ir įsipareigojimas.
Priklausomai nuo jūsų projekto dydžio, sėkmingas konferencijos planavimas apima:
* Konferencijos planavimo komiteto sudarymas.
* Tikslus biudžeto planavimas.
* Tinkamos konferencijos vietos parinkimas.
* Derybos dėl susitarimų ir sutarčių su visomis reikalingomis šalimis.
* Pranešėjų ir pranešėjų, susijusių su konferencijos tikslu, tiekimas.
* Programos planavimas.
* Konferencijos plano vykdymas.
Be šių veiksnių, taip pat turite apsvarstyti, kokiam konkrečiam tikslui bus skirta jūsų konferencija. Konferencijos gali būti pristatomos kaip skatinamieji renginiai, mokymo kursai, pardavimo konferencijos, seminarai ir (arba) seminarai, o šios įvairios temos kelia skirtingus planavimo ir vykdymo iššūkius.
Pirmas žingsnis planuojant konferenciją yra planavimo komiteto surinkimas ir konferencijos koordinatoriaus paskyrimas. Jūsų planavimo komiteto dydis turėtų atitikti jūsų konferencijos dydį, nes per didelis komitetas gali sukelti organizavimo stoką ir neryžtingumą. Iš esmės turėtumėte ieškoti jūsų komitete dirbančių asmenų, kurie:
* Yra kvalifikuoti tarnauti dėl savo patirties esminiais klausimais.
* Yra patikimi.
* Sugebi prisiimti atsakomybę.
* Puikiai bendradarbiauk su kitais.
* Gali priimti sprendimus.
* Gali laikytis daugumos sprendimo.
Konferencijos koordinatorius gali būti skiriamas viduje arba išorėje, kitaip tariant, vienas iš esamų komiteto narių arba asmuo, turintis išskirtinių žinių planuoti konferencijas ir sudarytas iš išorės agentūros dėl jų paslaugų. Nors dažniau pasirenkamas asmuo, jau dirbantis jūsų komitete, pasamdžius išorinį koordinatorių komiteto nariai gali sutelkti dėmesį į klausimus, kurie yra svarbesni jų įprastoms pareigoms. Konferencijos planavimo komiteto darbas yra neakivaizdinis; koordinatoriui konferencija gali tapti vienintele užduotimi!
Konferencijos biudžetas turėtų būti parengtas apgalvotai, įtraukiant rėmėją, planavimo komitetą ir koordinatorių. Koordinatorius turėtų visiškai kontroliuoti biudžetą, nes jei mokėjimus patvirtins kas nors kitas, o ne koordinatorius, bus sunku priversti jį atsiskaityti už išlaidas. Biudžetas neturėtų būti vertinamas kaip finansinis, o kaip planavimo ir valdymo kontrolės dokumentas. Tai visų numatomų išlaidų, finansavimo šaltinių ir numatomų pajamų sąrašas. Dalis konferencijos biudžeto rengimo reikalauja sudaryti padalintą foliją. Tai yra išlaidų skyrius, kuriame išvardyti mokesčiai, kuriuos dengia pagrindinė konferencijos sąskaita, ir atskirų svečių mokesčiai.
Svarbus dalykas renkantis vietą konferencijai surengti yra skirti sau laiko. Kuo daugiau laiko turėsite pasirinkti svetainę, tuo geresnės bus jūsų pasirinkimo galimybės. Labai svarbu suderinti konferenciją su tinkamo tipo patalpa, pavyzdžiui, jei planuojate konferenciją turėdami daug laisvo laiko, konferencijų centras turėtų būti šalia vietinių restoranų ir lankytinų vietų. Kita vertus, jei konferencijų dalyviai atskrenda vienos ar dviejų dienų sustojimui, laikant jį kuo arčiau oro uosto arba oro uosto, jūsų kelionės ant žemės laikas yra kuo mažesnis.
Per pastaruosius kelerius metus su viešbučiais vis dažniau sudaromos oficialios sutartys dėl apgyvendinimo ir patalpų, o ne neoficialūs praeities susitarimai. Susitarimo procesas gali apimti keletą pokalbių, trunkančių kelias dienas ar savaites. Nepamirškite, kad derybos turėtų būti vertinamos kaip bendradarbiavimo tarp profesionalų pastangos, nes abi šalys nori gauti maksimalią naudą iš sandorio. Dėl visko galima derėtis, jei tai daroma iš žinių pozicijos:
* Žinokite, ką norite pirkti.
* Žinokite, kokia yra konkurencinga kaina už tai, ko norite
* Žinokite, ką leis jūsų biudžetas.
Kitas planavimo procesas yra jūsų konferencijos esmės surinkimas, kitaip tariant, potencialių pranešėjų ir pranešėjų, kurie taps patrauklia vieta, paieška. Nedaug dalykų gali padaryti daugiau žalos gražiai sumanytai konferencijai nei netinkamos temos ar nekompetentingi pranešėjai. Paprastai jūsų kalbėtojo poreikiai priklausys nuo temų, kurias reikia aptarti, tačiau kartais tai gali pasikeisti. Jei pranešėjas pasirenkamas dėl jo reputacijos rengiant dinamiškus pranešimus, o temą lemia tik kalbėtojo pageidavimai, tai gali sukelti nemalonią staigmeną, kai tema nesutampa su konferencijos tikslu.
